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农村产权交易中心鉴证档案管理办法(试行)
发布时间:2017-12-06 浏览次数:750 来源:

鉴证档案是农村产权交易中心从事交易鉴证工作的真实记录,是重要的专业档案,对农交中心的业务工作具有重要的参考利用价值,保管和整理鉴证档案是农交所的一项重要任务。为了加强档案的科学管理,特制定本办法:

    一、鉴证档案管理业务范围和档案管理人员的职责

    1、按照国家颁布的《档案法》及相关法律、法规和规定,按时收集、整理、保管和统计鉴证档案以及有关资料;

    2、保证鉴证档案完整及不灭失;

    3、随时接受上级领导的检查,并定期汇报档案管理工作的情况;

    4、应熟悉鉴证档案内容和情况。主动了解业务情况及其他农交中心工作人员和上级领导的需要,做好鉴证档案的利用工作;

    5、严格做好保密工作,不随意向任何人提供鉴证档案内容,不随意扩大利用范围;

    6、定期清点、整理。如有损坏、丢失等情况应积极修复、复制及查找;并及时向上级领导汇报;

    7、完成领导交给的有关鉴证档案和其他任务。

    二、鉴证档案的整理和保存

    1、接到档案时应首先整理出文书材料的目录;确定不易保存时应及时处理;

    2、已接受的文书材料应按年度顺序、类型、内容进行分类整理;编制卷内目录存放档案夹内,并按鉴证顺序编号;

    3、对同一文书材料由于某种原因形成多个编号的,应按文书材料内容及形式合并或分别保管;或按时间顺序,后卷顺前卷保管;

    4、编制鉴证《档案目录》以便查询;

    5、制定鉴证档案保管期限;

    6、存放鉴证档案的场所和保管柜应坚固、防火、防潮、防虫、防盗以保证档案安全;

    7、档案柜应指定专用;

    8、调换管理人员时,应全面办理移交鉴证档案手续。

    三、鉴证档案借用管理办法

    1、交易鉴证档案由农交所审核部派专人负责管理。要负责档案的借用、调阅和收回。对借阅档案的日期,档案的卷名、用途及归还日期进行详细登记。

    2、借阅档案的手续:

    2.1、凡是本部门所做的业务案卷,在借阅档案前,须详细填写借阅原因及借阅用途。并经借阅人填写借阅单,由该部门主管签字后方可办理借阅手续。

    2.2、凡因农交所业务需要,农交中心各部门横向调阅其他部门案卷的,在借阅前须详细填写借阅原因及借阅用途,经本部门主管签字后报农交中心管理者签字批准后方可办理借阅手续。

    2.3、凡外单位借阅档案的,原则上不予借阅,特殊需要的由审核部报农交中心管理者批准同意后方可办理借阅手续。

    3、各部门借阅档案,要保证档案清洁、完整,任何人不得修改内容,不得任意增添或撤销档案页数,借用后要按原顺序排好再行归还。档案保管人员在收回档案时认真核对,确保档案完好无损。

    4、借阅档案原则上不准复印,确有工作需要的须经本部门领导签字后报管理者批准方可复印,并注意保密。待档案归还时,将复印内容向管理员备案。

    5、档案借阅时期不得超出一周,如确有需要,须再次办理借阅手续,以避免影响其他部门使用。